Seguridad de la Información en la Gestión Contable, tipos

La información es valiosa por lo que representa, lo que se puede hacer con ella o lo que no se puede hacer sin ella, es como cualquier otro activo en una empresa, pero uno que sepuede mover sin que nos demos cuenta de un lugar del mundo a otro y puede ser alterado sin que lo percibamos físicamente, de ahí la dificultad de implementar medidas de seguridad efectivas que mitiguen los riesgos a los que la información se encuentra expuesta al “vivir” en los sistemas electrónicos. 

En este ciclo de vida y para abonar a un control interno adecuado, se debe de contar con controles en los sistemas de información, tal cual como se tienen controles sobre los procesos contables. 

Estos controles, en el ámbito de tecnología de información pueden ser de dos tipos; controles generales y controles aplicativos. Los generales son aquellas prácticas de control que se ejercen sobre los procesos generales de gestión tecnológica tales como la planeación de sistemas, la adquisición e implementación de aplicaciones, el soporte de la operación y la evaluación sobre los sistemas, estos controles permiten a una organización establecer las medidas básicas de vigilancia y protección sobre el ambiente de sistemas en su totalidad sin embargo por si mismos no son suficientes para asegurar de manera razonable que la información se encuentra protegida y regulada. Para ello están los controles aplicativos que velan por la información una vez que ingresa a un sistema de procesamiento tal como lo puede ser un sistema contable o administrativo. 

La importancia de la seguridad de la información desde el punto de vista contable hoy más que nunca cobra relevancia con la cada vez mayor prevalencia de sistemas administrativos integrales, los también conocidos por su nombre en Inglés ERP (Enterprise Resources Planners) que concentran en una sola plataforma las operaciones administrativas, contables, de recursos humanos y financieras. Un control adecuado sobre este tipo de sistemas se refleja de manera directa sobre el buen control interno de toda la organización. Los principales riesgos que enfrentan estos sistemas no radican en las amenazas tecnológicas tales como virus informáticos o hackers sino en los propios usuarios internos de la organización, ya que, para que un hacker pueda afectar un registro contable requeriría conocer información que no sería nada fácil de obtener desde el exterior de la organización, en cambio un usuario que cuenta con acceso al sistema puede acceder a mucha información e inferir mucha más por el simple hecho de encontrarse dentro de la estructura organizacional. 

La calidad de la información que generan los sistemas contables de las organizaciones depende de muchos factores y existen regulaciones como la ley Sarbanes-Oxley de Estados Unidos y en México la Ley Federal de Protección de Datos en Posesión de Terceros que delinean requerimientos de protección y aseguramiento no de los sistemas solamente sino de la información que fluye. En Venezuela se creo el 21 de Mayo de 2015 la Asociación Venezolana de la Seguridad de la Información (ASOVESINFO) donde esta es una asociación civil sin fines de lucro, con personalidad jurídica, cuyo objeto principal es el agremiar personas naturales y jurídicas para contribuir al desarrollo y promoción de la Seguridad de la Información en Venezuela, en cualquiera de sus manifestaciones, ramas y especialidades. Del mismo modo, se propone unir esfuerzos para crear certificaciones en el área de la Seguridad de la Información, que cumplan con las normativas y regulaciones nacionales e internacionales, capacitando personal mediante cursos o programas para finalmente, otorgar certificaciones a personas (naturales o jurídicas), que cumplen actividades en los tópicos relacionados a la Seguridad de la Información.

 Comunicación WEB de la Gestión Contable

En los últimos años se están produciendo vertiginosos avances en el mundo del intercambio de la información que resultaban impensables. La sociedad demanda constantemente información, lo cual ha generado una expansión sin precedentes en los flujos de datos que desde la empresa se envían a la red Internet. En el ámbito económico e observa cómo todas las grandes firmas disponen de página web y la gran mayoría cuelga en ella información financiera, argumentando a menudo que esto disminuye los costes de emisión de información, puesto que su difusión en formato papel resulta más cara. No obstante, en muchas ocasiones la utilidad de esta información se encuentra en entredicho. No se debe pensar que los usuarios demandan información simplemente para acumularla, sino que lo hacen en la medida en que les es útil para la toma de decisiones. Ello ha obligado a racionalizar el proceso de difusión de información financiera buscando la creación y expansión de un estándar que permita el intercambio y análisis de la misma con el mínimo coste. 

Con esta filosofía de fondo surgió el XBRL (eXtensible Business Reporting Language – Lenguaje Extensible de Información Empresarial). A través del mismo se conseguirá poner a disposición de los usuarios una información completamente estandarizada, preparada para el tratamiento automatizado por parte de aplicaciones informáticas sin necesidad de que operadores humanos realicen una homogeneización previa.

El uso del XBRL se ha centrado en el campo de la contabilidad financiera, implementándose correlativamente aplicaciones para analizar esta información, pues el lenguaje XBRL no constituye un fin en sí mismo, sino un medio para alcanzar otros objetivos mucho más ambiciosos.

La experiencia en su desarrollo, sin embargo, pronto evidenció que era posible superar el ámbito estrictamente de presentación de los estados financieros de las empresas y su utilidad desde el punto de vista del análisis. Así, se hizo patente la necesidad de extenderlo al informe de auditoría y se vio la conveniencia de usar el XBRL desde el inicio del proceso contable, es decir, en el propio libro mayor. Tampoco ha quedado fuera del campo de desarrollo de este lenguaje la contabilidad pública, pues a través del mismo se puede conseguir una evaluación casi automática de la gestión de los organismos públicos. Otros ámbitos de la empresa, como por ejemplo las relaciones con la administración tributaria o la presentación de información no financiera también se verán afectados, porque los sistemas de información no se deben contemplar como algo autónomo, sino como una parte sustancial de la organización, cuya modificación afecta a todo el esquema de información empresarial.

La información financiera en Internet

La forma en que las empresas se relacionan con sus stakeholders está modificándose por la tecnología, de tal modo que la puesta en marcha de métodos y soluciones digitales va a condicionar el éxito o fracaso empresarial en los próximos años. El uso de Internet en los negocios se centra básicamente en las siguientes áreas: comercio electrónico, relaciones con los inversores, así como proporcionar información financiera y empresarial. 

Lógicamente, la contabilidad no puede permanecer al margen de estas transformaciones, tanto en lo que se refiere a procesos internos, como en lo relativo a la forma de comunicar la información a los distintos usuarios. Por tanto, cabe afirmar que las empresas de éxito serán las que aprendan a explotar el poder de la información financiera y no financiera. 

Para que la información financiera pueda alcanzar sus funciones se le exige el cumplimiento de ciertas características cualitativas, entre las que destacan la relevancia y la fiabilidad. A su vez, la comunicación de una información relevante y fiable requiere considerar una serie de restricciones o limitaciones, tales como la oportunidad (entendida como divulgación en plazo adecuado) y la economicidad (buscando un equilibrio entre el coste de la información y la utilidad esperada de la misma), entre otras. 

El empleo de la tecnología de las telecomunicaciones redundará en beneficio de todos estos aspectos. El medio tradicional de presentación de datos contables, es decir, el papel impreso, tiene una serie de deficiencias relacionadas con restricciones achacadas al proceso de comunicación financiera de la empresa, entre las que cabe mencionar:

• Los plazos excesivamente dilatados con que las sociedades hacen pública la información financiera que preceptivamente han de suministrar

• La dificultad y el elevado coste que para los usuarios representa acceder a esta información,

• La rigidez de los formatos utilizados y el elevado nivel de agregación.

Como alternativa a los soportes tradicionales para la comunicación de información financiera, ha tomado gran fuerza en los últimos años la red Internet. Sin lugar a dudas, Internet es un fenómeno revolucionario que ha transformado profundamente los procesos de transmisión de información, tanto dentro del mundo  empresarial como en la sociedad en general.

La divulgación de datos contables a través de Internet presenta numerosas ventajas, como la mayor facilidad de acceso, el incremento de la audiencia potencial, la posibilidad de divulgar datos on line, la flexibilización de contenidos y el aumento en el volumen de información que es posible poner a disposición de los usuarios (Bonsón Ponte y Gandía Cabedo, 2003). No obstante, la comunicación on line de la información financiera no está exenta de riesgos, puesto que se puede presentar información incompleta, contradictoria, no contrastable, dispersa e incluso es posible una sobrecarga informativa.

De esta manera, las prácticas de reporting digital se han extendido a lo largo de todos los países desarrollados, especialmente en las empresas cotizadas en bolsa, como así lo atestiguan numerosos estudios empíricos (Deller et al., 1999; Hedlin, 1999; Molero et al., 1999; Ettredge et al., 2001; Gandía Cabedo, 2002, entre otros).

Ello ha motivado que diversos organismos emisores de normas contables hayan aprobado códigos de buenas prácticas para la publicación de información financiera en Internet, como la Bolsa de Toronto, la Comisión de Bolsas francesa, la International Federation of Accountants (IFAC) y, en España, la AsociaciónEspañola de Contabilidad y Administración de Empresas (AECA, 2002). Según Lymer et al. (1999), todo ello forma parte de un proceso en el cual el siguiente paso será el desarrollo de regulación con carácter obligatorio, materia en la que Italia y Estados Unidos se han adelantado al resto de países, pues en el momento actual ya han aprobado normas de obligado cumplimiento para las empresas cotizadas que publiquen información financiera en Internet.

En cualquier caso, la difusión de información contable en la red no se debe contemplar como un simple “subir” información a la red, sino que ha de hacerse de forma ordenada, coherente, sistemática y, en definitiva, útil para el usuario. Hay que tener presente que para los stakeholders es más interesante una información perfectamente especificada y estandarizada que ingentes cantidades de datos descargados en formatos (pdf, word, excel, etc.) en los cuales la información contable puede presentarse de forma diferente por cada empresa, no siendo por tanto apta para ser introducida directamente en aplicaciones informáticas de análisis, y requiriendo una homogeneización adicional que hacen necesaria la intervención de operadores humanos.

 Contabilidad Financiera y Contabilidad de gestión

La Contabilidad es el lenguaje de las decisiones financieras, el principal medio de comu­nicación en relación con el impacto financiero de las actividades de la empresa. Ella con­tribuye a la toma de decisiones, mostrando el origen y destino del dinero y la capacidad de pago para cubrir las obligaciones, así como evaluando el desempeño. De acuerdo con el uso de la información, la Contabilidad se clasifica en Contabilidad Financiera y Contabi­lidad de gestión, lo cual se muestra en el siguiente esquema:

La Contabilidad financiera y la Contabilidad de gestión son las dos ramas más importantes de la Contabilidad y ambas surgieron de la necesidad de especialización y cumplimiento de fines claramente definidos cuyo objeto principal de estudio es el patri­monio de la empresa.

La Contabilidad financiera se encarga de la clasificación, anotación e interpretación de las transacciones económicas, reflejando la situación económica de la empresa al cie­rre del ejercicio contable (Estados financieros). Constituye una fuente de información para usuarios externos (inversionistas, analistas financieros, acreedores, agencias guber­namentales y otros grupos interesados). En tal sentido, se considera que la Contabilidad financiera se interesa fundamentalmente en los Estados financieros para el uso externo.

La Contabilidad de gestión es la encargada de identificar, medir y valorar la circulación interna de la empresa, racionalizando y controlando sus recursos para suministrar a sus directivos la información necesaria y suficiente que les permita adoptar decisiones en el ámbito interno y a corto plazo en función de la organización y de acuerdo con las metas propuestas.

Para logar sus propósitos, la Contabilidad de gestión formula un cuerpo sistemático de objetivos que orientan el proceso. Entre los principales objetivos están los siguientes:

1. Identificación: El reconocimiento y la evaluación de las transacciones comer­ciales y otros hechos económicos para una acción contable apropiada.
2. Registrar en forma metodológica las operaciones de carácter financiero que ocurren en la empresa.
3. Suministrar información clara y precisa de:

3.1.       La situación financiera de la empresa en un momento determinado.

3.2.       Los resultados de las operaciones en un período determinado.

1. Analizar e interpretar los resultados económicos obtenidos en la actividad de una empresa.
2. Suministrar soportes de información para elaborar presupuestos de diversa ín­dole sobre la actividad futura de la empresa.
3. Presentar datos precisos, medibles y analizables que le permitan a la adminis­tración tomar decisiones en cualquier momento, establecer responsabilidades, definir políticas, delegar autoridad, etc.

La contabilidad dedicada a la información con fines internos ha sido uno de los instrumentos más utilizados como sistema informativo para la dirección de la empre­sa, ya que permite conocer el resultado de ésta y de cada una de sus áreas, contribu­yendo decisivamente al proceso de toma de decisiones. Es de gran importancia para las organizaciones, porque pretende servir de orientación o punto de partida para todo tipo de decisiones internas a diferentes niveles dentro del horizonte temporal del corto plazo. La gerencia utiliza la Contabilidad de gestión para:

Planificar: Comprender las transacciones comerciales y los hechos económicos esperados y su repercusión en la empresa.

Evaluar: Enjuiciar las contradicciones de diferentes hechos pasados y/o futuros.

Controlar: Velar porque sea íntegra la información financiera relativa a las activi­dades de la organización y su medio.

El buen dominio del proceso contable requiere el conocimiento de una serie de con­ceptos que conforman la estructura jerárquica básica de la Contabilidad: principios, re­glas particulares y criterio prudencial de aplicación de esas reglas particulares.

Auditoria

 
El procesamiento electrónico de datos comenzó en la década de 1950 para llevar las cuentas y el registro de actividades en las organizaciones. Al poco tiempo inició el interés por auditar los sistemas de información, los procesos de negocios apoyados por estos, los datos financiero-contables, la infraestructura tecnológica y la seguridad informática.
Se someten a examen las actividades apoyadas por las TIC para revisar los controles, el cumplimiento con políticas y regulaciones, así como el grado en el cual estas apoyan la eficiencia, eficacia y rentabilidad económica.

Estas auditorías ayudan a las organizaciones a evaluar la manera en que hacen sus negocios o proveen sus servicios apoyados por TIC, buscando proteger los intereses de socios, empleados y clientes. Esto permite validar la seguridad, confiabilidad, integridad y privacidad de los sistemas de información.

Los auditores informáticos pueden recomendar cambios en los procesos de negocios para lograr los objetivos económicos o sociales de la organización. También es posible que las investigaciones revelen fraudes, desperdicios o abusos. Los auditores informáticos modernos proceden de manera sistemática en sus estudios, planificando sus acciones y enfocándose en las áreas de mayor riesgo.

Dada la dependencia creciente de las organizaciones en las TIC y el surgimiento de normativa para su buen gobierno, el auditor informático también trabaja como consejero empresarial, asesorando en cuanto al establecimiento de políticas y estándares que aseguren la información y el control de las TIC.
 

El campo ha ido creciendo en amplitud y profundidad. En el país se ofrecen algunos programas de posgrado que especializan en el tema a Contadores Públicos Autorizados, informáticos y otros profesionales de administración e ingeniería.

 

 Sistemas contables operados on-line

• ASP (Application Service Provider) o PSA (Proveedor de servicios de aplicaciones):
  

Es una empresa que ofrece a terceros un software en modalidad de alquiler. El cliente final no es el dueño de la aplicación, ni debe aceptar las responsabilidades asociadas a su administración y mantenimiento. Usando un navegador (browser) de Internet u otro software liviano los clientes acceden remotamente a los equipos que sirven las aplicaciones en cuestión.

Por tanto es una nueva generación de software que permite al usuario interactuar con los datos simplemente navegando. Por ejemplo, el correo electrónico que se lee desde página web, pero también programas de gestión, contabilidad, nómina, etc.

Ventajas:

• Acceso a unas aplicaciones que está en el mercado desde 1994, con la que están trabajando más de 10.000 usuarios
  
• Software ubicado en Web Site de Logic Control, auditado como "Servidor Seguro"
  
• Pocos requerimientos de hardware: sólo es necesario un PC con internet explorer.
  
• La Gestión de la infraestructura de hardware la realiza Logic Control.
  
• El usuario se despreocupa de:
  

• Actualización de versiones
  
• Actualización de antivirus
  
• Copias de Seguridad de los datos
  
• Administración del sistema informático
  

• El usuario dispone de:
  

• Acceso al servicio 24 horas al día por 365 días.
  
• Confidencialidad de la información (LOPD)
  
• Acceso al servicio desde cualquier lugar.
  
• Servicio de asistencia telefónica: Hot-Line
  

• Posibilidad de comunicación desde cualquier punto (delegaciones, clientes, domicilio, etc)
  
• Única cuota mensual en función:
  

• Aplicaciones utilizadas
  
• Nº Usuarios que se conecten: Acceso personalizado para cada uno
  
• Volumen información hospedada en el servidor
  
• Periodicidad y custodia de las copias de seguridad.
  

Características:

Si surgen problemas los soluciona el fabricante. También hay programas similares para realizar los impuestos, concretamente el programa de impuestos reside en el ordenador de un banco, lo que recuerda un poco la filosofia de las cajas de seguridad en las que los clientes guardan las joyas.

• Normalmente no se compra el programa sino que se alquila, por lo que se paga una tarifa mensual, siendo programas de bajo precio.
  
• Se accede con el propio navegador de Internet.
  
• El usuario dispone siempre de la última versión.
  
• No necesita instalar el programa en su equipo.
  
• Si surgen problemas los soluciona el fabricante.
  
• Se depende mucho de Internet.
  
• Los datos están en la empresa proveedora del servicio. informático.
  

Algunos programas de contabilidad online que permiten acceder a los datos desde cualquier lugar del mundo

• Catwin (http://www.catwin.net) Programa académico disponible para practicar
  
  
• Netledger (http://www.netledger.com)
  
  
• Netaccount (http://www.netaccount.com)
  
  
• Nomiconta (http://www.nomiconta.com)
  
  
• eConta (http://www.econta.com), asesores expertos en contabilidad revisan la contabilidad.
  
  
• Contaplus.com (http://www.contaplus.com)
  
  
• Logiccontrol (https://esoluciones.logiccontrol.es)
  
  
• Cyberaccount (http://www.contabilidad.com.co)
  
  
• Eon (http://www.eon.bs) Filosofía ERP
  
  

A modo de ejemplo seleccionamos el Cat Win Net contrapartida de la aplicación CatWin 1.7 que se sigue desarrollando para Lotus Approach, funciona en versión OnLine en Inter/Intranet. Utiliza el lenguaje PHP en el servidor, Javascript en el cliente y la base de datos MySql. A imagen de la versión de Approach, va a tener 3 niveles de agregación: el de Gestión Comercial, el de Contabilidad y el de Cuentas Anuales/Análisis de la Información Contable. Es un proyecto que parte de cero y que pretende trascender el concepto de aplicación cerrada e independiente de otros programas (Recursos Humanos, Contabilidad, etc) para convertirse en un sistema de información, conocimiento y comunicación global tipo ERP en la empresa virtual del futuro inmediato.
La versión actual en fase Alfa 0.7, incluye la posibilidad de alta, baja y modificación de subcuentas así como de asientos y la automatización de algunos procesos repetitivos (asientos automáticos de facturas recibidas - emitidas, con sus respectivos abonos cuando se introducen importes negativos, y asientos simples). Ya funcionan también el Libro Diario, el Mayor - Extracto de Cuentas y los Balances de Comprobación a tres niveles de agregación (nivel de subcuenta, cuenta y subgrupo). Es interesante comprobar la escasa distancia existente entre asientos, extractos de cuenta y su modificación (a un simple click unos de otros) gracias al hipertexto y también constatar su infinito potencial de ampliación (vía simple click) a ámbitos extracontables para abarcar la totalidad de la empresa y sus vínculos con la Extranet e Internet. Asimismo, funciona ya la característica de multiempresa, de modo que cualquiera puede ya dar un empresa de alta y empezar a experimentar con él. En concreto animamos a que se haga esto último y que se nos hagan sugerencias.
A continuación mostramos diferentes opciones del sistema seleccionado.


























Otros ejemplos de sistemas contables

El MyAbakus que lo puede usar cualquier persona o entidad interesada en mantener sus cuentas en orden y al día: emprendedores, pymes, empresas, autónomos, independientes, micro-empresas. No importa el tamaño de la operación o el tipo de industria. Ya sea que usted esté en servicios, comercio, industria o simplemente quiera mantener control de sus ingresos y gastos personales.
Para el uso y explotación de este sistema no hay que bajar, instalar, configurar o actualizar nada, o preocuparse por la seguridad de los datos en su equipo. Lo único que necesitamos es la conexión a Internet para tener acceso a su información desde cualquier lugar y sin ningún costo.
Una de las ventajas que nos ofrece este sistema es que nos permite llevar cuentas claras que es importante para la supervivencia y el crecimiento de cualquier negocio. Además nos permite estar seguro de qué y cómo producto de su esfuerzo y sacrificio personal su negocio le está dejando una ganancia adecuada.
Una de las ventajas que nos ofrece el myAbakus como sistema es que no fue diseñado para hacer más fácil el trabajo del contador o para ayudar con el manejo de impuestos. Sin duda puede hacer ambas cosas, pero lo realmente importante es que fue diseñado para ayudar al administrador o dueño, a administrar y controlar su negocio y mantenerlo en la trayectoria adecuada a través de un proceso sólido en la toma de decisiones que suele ser el resultado de información confiable y buen criterio. Además este sistema nos da la posibilidad de que solamente las personas que el administrador o dueño autorice tienen acceso a los datos y en los términos que ellos dicten.


El ERP-II eon este ambicioso proyecto se empezó a desarrollar en Junio de 2000, enfocándolo como una evolución lógica del anterior software disponible en el lenguaje 4GL. Se eligió la estructura que explicamos como la más adecuada para tener libertad de opciones para los distintos elementos que se manejan en un ERP.

Es un desarrollo realizado íntegramente por el personal de Eon Informática S.A., esto garantiza un conocimiento profundo tanto de la infraestructura como de las funcionalidades de cada uno de los módulos que componen esta plataforma, permitiendo que se puedan llevar a cabo los ajustes necesarios para su optimización en cada modelo de negocio.
Este producto, una vez finalizado el desarrollo de todos los módulos previstos, nos permitirá disponer de una integración total de toda la información de la empresa, garantizando la disponibilidad de la información adecuada en el momento y lugar en que se necesite
El entorno de desarrollo creado está también disponible para que pueda ser utilizado por empresas con departamento de informática propio y poder así realizar nuevos programas o adaptaciones. En este caso se facilitará igualmente formación y soporte técnico necesario.
Es una de las aplicaciones del sistema ERP-II. orientada a satisfacer las más altas exigencias de información en las áreas económicas, financieras y gerenciales de la empresa. Incorpora los últimos requerimientos del mercado: Gestión multidivisa, multiejercicio, etc. No necesita procesos de actualización y toda la información contable puede ser recuperada en un rango de seis ejercicios. No es necesario almacenar listados y balances ya que pueden ser reimpresos en cualquier momento sin necesidad de recompensaciones ni actualizaciones de ningún tipo. El inicio y fin de los ejercicios contables puede determinarse libremente. Controla y gestiona los movimientos con las entidades financieras, permitiendo la simulación de inversiones financieras y crediticias, liquidación de remesas, etc.

ACTIVIDAD N° 2. SOFTWARE PARA LA GESTIÓN CONTABLE

ACTIVIDAD N° 2. SOFTWARE PARA LA GESTIÓN CONTABLE 

Importancia de la Informática en la Gestión Contable. 

El objetivo principal del sistema de información contable en las empresas, es facilitar el registro contable de las operaciones que se efectúan en las mismas de una manera más fácil y cómoda, manejando los sistemas de información en la cual permite que la empresa evite realizar dichos registros en forma manual. La Contabilidad, se ha adaptado a las nuevas tecnologías dando un importante giro tecnológico, dejando de lado el antiguo sistema de trabajo mediante libros y registros contables, pasando a utilizar innovadores paquetes de software que facilitan un mayor control de pagos, cobros y elaboración de estados, Es obvio que este cambio nos permite una importante agilidad en los trámites, un trabajo más dinámico y eficiente, así como un ahorro de tiempo, el cual destinamos a hacer el análisis de los estados contables y la toma de decisiones de la empresa.

Usos del INTERNET en la Contabilidad.

Durante los últimos años el Internet ha adoptado un papel fundamental en el ámbito empresarial, abarcando aspectos tan importantes como la difusión de la información on-line y la venta de productos y servicios,  Ahora El internet en la gestión contable es de suma importancia, Un ejemplo muy claro es al declarar Impuesto sobre la renta (ISRL) y el IVA, que es por medio de un portal web en un procedimiento sencillo y preciso. 

La contabilidad, como disciplina ligada al proceso de generación y transmisión de información económica, comienza a sentir la influencia de las nuevas tecnologías de transmisión electrónica de la información.             

El Internet y los sistemas de información modificaran las estructuras de costos de las empresas, la manera en la que se relacionan con clientes y proveedores, los conceptos de fidelización de clientes y de empleados, etc.

TELE-TRABAJO. TIC´s en la Gestión Contable. Fuentes de Información para la Investigación Contable.

El teletrabajo, o trabajo a distancia, permite trabajar en un lugar diferente a la oficina. La utilización de los nuevos , lo que permite trabajar de forma no presencial. El trabajo se realiza en un lugar alejado de las oficinas centrales o de las instalaciones de producción, mediante la utilización de las nuevas tecnologías de la comunicación. Es el trabajo realizado a distancia utilizando Tecnologías de la Información y la Comunicación (más conocidas como TICs) para vender productos y servicios al mundo. El concepto “a distancia” significa que se puede trabajar desde su casa, la de un familiar o amigo, un hotel, un restaurante, un ómnibus, un auto, un ciber o cualquier otro lugar. Las TICs necesarias para estas tareas son básicamente PC, Internet, celular, teléfono y cámara digital, entre otras. Dentro de Internet se engloba principalmente la navegación web y el correo electrónico. Y, según el caso, blogs, sitios web, software de traducción, mensajería instantánea (chat) y telefonía IP (voIP).

 TIC´s en la Gestión Contable

En la contabilidad, las TIC'S han permitido el desarrollo eficaz, oportuno y veraz de informaciones financieras y contables, estas  han generado un gran impacto en el desarrollo global de nuevas herramientas que facilitan el trabajo y la competitividad de las personas que lo realizan.

Las TIC'S han facilitado, el proceso de ordenar, clasificar, recopilar y registrar datos que permitan un análisis de las operaciones realizadas por el ente económico. En el entorno económico actual, las empresas se ven obligadas a afrontar diariamente el reto de sobrevivir y aumentar su competitividad en el mercado. Las tecnologías de información y comunicación son herramientas cada vez más generalizadas en las empresas, les ayudan a afrontar este reto. Estas tecnologías no sólo están implantándose en el ámbito empresarial, sino que en los países desarrollados la mayoría de los individuos puede acceder a ellas, por lo que han sido adoptadas por la sociedad y ésta las ha incorporado a su evolución. El proceso de transformación continúa que experimenta la sociedad tiene consecuencias en todos los ámbitos hasta el punto de convertirse en muchos casos en imprescindibles.

 

Fuentes de Información para la Investigación Contable

Entre las fuentes de informacion para la investigacion contable podemos mencionar como fuentes primarias:

• Federeacion de Contadores Publicos de Venezuela http://www.fccpv.org

• Colegio de Contadores Publicos del estado donde se este registrado o cualquier otro estado en nuestro caso del estado Aragua http://www.ccpearagua.org/

Ventajas y Desventajas del uso de la Informática en la Gestión Contable. 

Ventajas	Desventajas
Los sistemas para pequeñas y medianas empresas pueden adquirirse a bajo costo.	El utilizar un sistema computarizado de contabilidad viene con su propio conjunto de problemas, como la necesidad de protegerte contra la pérdida de datos a través de apagones o virus y el peligro de los piratas que roban la información
Se puede manejar un volumen mayor de operaciones y se reduce mucho el número de errores porque se realizan en forma instantáneas tareas que consumen mucho cuando se hacen de forma manual.	Existen riesgos derivados de la falta de seguridad y del uso inadecuado o fraudulento de la información.
Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es meramente intelectual,  ya que este sólo deberá asegurarse de que la configuración y entradas de una transacción sean conectadas, el sistema se encargará de hacer el resto del trabajo.	Problemas relativos con la privacidad de los datos.
Utilizar un soporte informático supone mayor velocidad para obtener los balances o la posibilidad de depositar las cuentas en los registros mercantiles o liquidar los impuestos a través de procedimientos de intercambio electrónico de información.	La existencia de intrusos que entran a un sistema normalmente como invitados y tratan de explotar algún defecto del sistema para llegar a controlarlo y los ataques que han sufrido las entidades de parte de intrusos a través de sus computadoras.

Sistemas de Información Contable

Entre los sistemas para la gestión contable podemos encontrar:

Zureo Contable v1.0           
Zureo Contable la contabilidad se ve como una tarea mucho más amigable. No bien comienza la instalación nos encontramos con un proceso sencillo y rápido, y al abrir el programa, la primera impresión es que por fin estamos frente a un software pensado para hacernos la vida más simple: ya no harás más tareas repetitivas pesadas, ni tendrás que acordarte de los códigos, todo será más rápido, visual y automatizado 
 

Entre muchas ventajas, encontramos que ofrece una seguridad máxima para el contador que además se encontrará con:           
 

• Sistema multiempresa, con consolidación y movimientos vinculados.
• Manejo de usuarios con administración de permisos específicos por usuario y/o grupos de usuarios.
• Entorno web
• Configuración personalizada de la página de inicio y otras.
• Navegación entre las consultas.
• Respaldo y restauración de base de datos.
• Permite trabajar con más de una base de datos.
• Exportación e importación de datos entre empresas y entre los distintos programas.
• Descarga de cotizaciones automáticamente desde la web.
• Ingreso de cotizaciones o índices personalizados y posibilidad de ver la variación en la página de inicio.
• Manejo de centros de costos y proyectos.
• Gráficas animadas.
• Papelera de reciclaje: todos los registros eliminados van primero a la papelera donde podrán ser recuperados o eliminados definitivamente.
• Impresión de todas las consultas e informes y posibilidad de exportar a una planilla de Excel.
• Herramientas muy útiles como filtros, calculadora y búsquedas avanzadas.

Comprobantes Fácil y práctico formulario de ingreso de comprobantes. Control de autorizaciones por usuarios. Ingreso de las cuentas por nombre o código. Lista interactiva mostrando los últimos comprobantes pasados para evitar duplicaciones y facilitar la elección de las cuentas. Recuerdo del último comprobante ingresado con el contacto para agilizar el ingreso y recordarle la registración. El programa aprende del pasado. Posibilidad de crear nuevos tipos de comprobantes y monedas.  Personalizar cada tipo de comprobante, definiendo si lleva impuestos y si pide numeración obligatoria. Cálculo automático de impuestos. Búsqueda de comprobantes por código de ingreso. Consulta de comprobantes por fecha, por tipo de comprobante y por contacto (si lo desea), visualizando los impuestos por columna. Vista de comprobantes en formato de asiento.

Asientos Ingreso de asientos en formato clásico. Asientos automáticos que resumen la información de todos los comprobantes agrupados por mes, semana o día. Control de autorizaciones por usuarios. Cálculo automático de diferencias de cambio. Asiento de amortizaciones y revaluaciones automáticos. Posibilidad de crear nuevos libros. Manejo de asientos en borrador, pudiendo grabarlos en cualquier momento. Búsqueda avanzada de asientos por libro, fechas, importe, cuenta, leyenda y estado. Listado de asientos en 2 formatos y con posibilidad de filtrar por nivel de desglose de cuentas. Asiento de cierre y apertura de ejercicio automático.

Cuentas Plan de cuentas gráfico y detallado. Planes de cuentas estándar para nuevas empresas con configuración de impuestos automática por país. Importación de planes de cuentas desde un archivo externo. Copia del plan de cuentas de otra empresa del sistema. Organización de cuentas por carpetas madres y cuentas hijas. Organización de grupos de cuentas independientemente de la organización en el plan. Cambiar el nivel de desglose de una cuenta para asignarle o quitarle más importancia a la cuenta en los informes. Ajuste de saldos rápido. Cierre de cuentas global o específico de algunas cuentas a una fecha, para tener la seguridad que no se podrán ingresar movimientos con anterioridad. Reemplazo de una cuenta por otra. Consulta de movimientos de una cuenta (mayor de cuentas), de un grupo de cuentas o por centro de costos o proyectos.

Contactos Completa agenda de contactos. Organización de contactos por categorías. Identificador, CI o RUC para acceso rápido a los contactos. Búsqueda avanzada de contactos por el nombre, teléfono, ocupación, ramo, código identificador, etc. Envío de correo directamente desde la agenda. Importar contactos desde el Outlook. Reemplazar un contacto por otro en todas las registraciones.

Agendados y frecuentes Calendario. Agenda completa de tareas, posibilidad de agendar comprobantes, avisos y lista de tareas. Alertas con sonido a la fecha de vencimiento de una tarea. Posibilidad de registrar comprobantes con un solo clic desde la misma alerta, aún cuando está trabajando con otra empresa.  Facilidad para convertir comprobantes en moldes para su posterior registración (comprobantes frecuentes). Ingreso de fórmulas en los importes de comprobantes, tanto agendados como frecuentes.  Registro de movimientos en cadena (movimientos vinculados), dentro de la misma empresa o entre distintas empresas.

Conciliación de cuentas Conciliación de cuentas y control de referencias (control de cheques, talones, vales, vauchers de tarjeras de crédito, etc). Conciliación automática con el Banco, y posibilidad de registrar partidas conciliatorias automáticamente (requiere la descarga del estado de cuenta a través de Internet). Búsqueda de referencias por fecha de emitidas, número o importe. Asignación de una referencia (cheque, vaucher, etc.) a más de un comprobante.

Cuentas Corrientes Manejo de cuentas corrientes de clientes o proveedores. Listado resumen de saldos de todas las cuentas corrientes. Búsqueda por número de comprobante con todas las asignaciones. Posibilidad de ver sólo lo que está pendiente.

Informes Balancete de saldos. Informe de ingresos y egresos mensual o por período, por centro de costo o proyecto, y comparación con período anterior. Presupuesto con estimaciones automáticas y valores agendados para que usted lo complete. Flujo de caja global y de cada cuenta de disponibilidad, comparando el global con lo presupuestado. Manejo de ratios definiendo usted mismo las fórmulas y los términos, para que el programa se los calcule automáticamente.

Express Accounts
Express Accounts es un programa profesional para la contabilidad de empresas, perfecto para pequeñas empresas que necesitan documentar asientos contables y crear informes del flujo de caja, ingresos y egresos incluyendo ventas, recibos, pagos y compras.

• Haga un fácil seguimiento de las transacciones de pagos y depósitos
• Genere balances e informes contables para ver cómo va su negocio
• Envíe informes (reportes) por correo electrónico o fax directamente a su contador 

Ventas y cuentas por cobrar

• Seguimiento de las ventas y cuentas por cobrar
• Registro automático de pedidos y facturas recurrentes
• Actualización de cuentas por cobrar e informes a medida que se pagan las facturas
• Generación de cotizaciones, pedidos de venta y facturas profesionales

Análisis financiero e informes

• Genere fácilmente más de 20 informes financieros esenciales, en cualquier momento
• El estado de resultados (Estado de ganancias y pérdidas) muestra el rendimiento de su empresa
• El balance general muestra sus activos y pasivos actuales
• Analice las ventas por cliente, vendedor o artículo
• Los informes financieros le ayudan a preparar su declaración de impuestos rápidamente

Cuentas por pagar

• Administración de cuentas por pagar y pago de facturas
• Seguimiento de transacciones de compra y pagos salientes
• Generación de órdenes de compra
• Creación e impresión de cheques

Gálac Software


El sistema de Contabilidad de Gálac Software es el programa más completo para llevar tu contabilidad con máxima rapidez y exactitud. Está adaptado a la normativa contable vigente en Venezuela. Además, con solo vaciar la información de su plan de cuentas y de los comprobantes contables del periodo usted obtendrá todos los informes asociados de manera automática: balances generales, mayores analíticos, balance de comprobación, listado de cuentas, entre muchos otros informes que facilitarán de manera importante su trabajo diario. Maneje centros de costo, auxiliares, activos fijos y trabaje simultáneamente en varios periodos contables si así lo requiere. Permite también llevar el análisis de estructura de costos  (Ley Orgánica de Precios Justos – LOPJ) según la normativa vigente de una manera rápida, fácil y efectiva.

• Permite definir estructuras de costos de sus productos y servicios, a partir de su información contable para adaptarse rápida y fácilmente a los requerimientos de la Ley Orgánica de Precios Justos (LOPJ).
• Adaptado a los principios de contabilidad general
• Permite usar catálogos de cuenta predefinidos o crearlos con código de hasta 20 dígitos.
• Importa catálogos de cuentas y comprobantes contables.
• Trabaja con múltiples períodos contables simultáneamente.
• Genera fácilmente el comprobante de apertura, de cierre de inventario, de cierre de ejercicio (o periodo contable), depreciación mensual o anual de activos fijos y reserva legal.
• Maneja centros de costos, auxiliares y activos fijos.
• Permite reabrir periodos cerrados y además hacer cierres mensuales.
• Imprime en archivos Excel (.xls) o Acrobat PDF, los reportes del tipo Balance General, Balance de comprobación, Estado de Resultados, Estado de Resultados por Centro de Costos, Catalogo de Cuentas y Saldos Iniciales.
• Imprime en impresoras de conexión local o en red.
• Permite realizar respaldos en cualquier unidad lógica.
• Permite realizar Conciliación contable.

Software E-Profit

Es un sistema estándar de comercio electrónico, integrado al sistema de gestión empresarial Profit Plus Administrativo; que permite gestionar las ventas a través de Internet, este sistema contable cuenta con las siguientes características:

• Multi Usuario, Multi Moneda.
• Licenciamiento por Empresa.
• Integrado con Profit Plus administrativo Versión 6.2 Edic. corp.
• Desarrollado bajo PuntoNet de Microsoft.
• Manejo de comercio en Internet b2b y b2c:
• Ventas por Internet tanto a clientes frecuentes como eventuales.
• Posibilidad de Ventas con control del crédito, estableciendo limite, vencimiento.
• Cobros vía tarjeta de crédito, depósitos, y cheques.
• Estados de cuenta ON LINE para clientes.
• Catálogos de Productos, existentes y precios.
• Manejo de promociones especiales.
• Facturación o pedidos, en línea.
• Registro de cotizaciones y almacenamiento de las mismas.
• Asignación de Password y login para usuarios.
• Manejo de envíos con sus costos.
• Altamente Parametrizable:
• Manejo de dos idiomas.
• Inserción dinámica de Banners.
• Monitoreo de las operaciones vía e-mail definibles por usuarios, administradores y responsables de procesos.
• Parametrización de acciones por grupos de usuarios, procesos, etc.
• Personalización de las etiquetas y textos de los correos.
• Posibilidad de personalizar los estilos de las páginas.
• Sincronización automática de sus operaciones de ventas, inventarios, cobros, envíos de su sucursal virtual hacia su oficina central.

• Múltiples reportes en línea por usuario.
• Flexible: el cliente puede configurar su perfil de gestión de negocio de acuerdo a sus necesidades. eprofit está diseñado para cubrir las modalidades de ventas a través de Internet: b2c y b2b. Estas modalidades son configurables a través de una serie de parámetros que definen el comportamiento de la aplicación.
• Ágil: las transacciones realizadas a través de eprofit, son actualizadas automáticamente en el sistema Profit Plus Administrativo.
• Completo: la información que se muestra en esta aplicación cumple con todos los requerimientos para gestionar las ventas a través del comercio electrónico.
• Amigable: eprofit es de fácil acceso y navegación, por lo cual está dirigido a cualquier usuario.